Deux tiers des entreprises du secteur public envisagent la quasi totalité de leurs processus sans papier à l’horizon 2018

Une étude Xerox indique que, sur ce secteur, la transformation numérique est en bonne voie mais que l’élaboration d’un plan stratégique est nécessaire pour assurer sa réussite.

Paris, le 21 mars 2016 – Les organisations du secteur public entrent de plain-pied dans le numérique : 66 % des décideurs informatiques estiment que leurs processus métiers clés seront entièrement digitalisés à l’horizon 2018.

Selon une étude Xerox intitulée « la digitalisation au travail » et menée auprès de 200 décideurs informatiques de grandes organisations du secteur public en Amérique du Nord et en Europe de l’Ouest,  les entreprises du secteur ont largement adopté la numérisation des processus métiers dans les domaines du développement produits, de la facturation, de la relation client, des ressources humaines et de la gestion contractuelle.

58 % estiment que la transformation digitale permettra d’améliorer la rapidité des processus et 50 % d’entre eux d’optimiser la productivité.

Cette évolution numérique découle des préoccupations liées aux processus papier dans le secteur public. En effet, plus de la moitié des répondants (54 %) émettent des contrats et traitent leurs procédures d’achat sans recourir aux alternatives numériques. Pourtant, près de la moitié d’entre eux considèrent que les processus papier sont trop coûteux (43 %) et qu’ils représentent un risque pour la sécurité des données (41 %).

Ainsi, seulement 6 % des personnes interrogées dans le secteur public sont fermement convaincues que leurs processus continueront d’être traités sur papier dans les deux prochaines années.

L’évolution de l’automatisation
Les cadres du secteur public s’intéressent également à la façon dont il est possible d’améliorer les flux de travail grâce à l’automatisation de certains processus. Près de deux tiers des sondés (65 %) estiment avoir identifié les fonctions qui gagneraient à être automatisées au sein de leur structure, notamment les notes de frais (42 %), la comptabilité (38 %) et la relation client (29 %).

« La collecte et la gestion des données à travers un espace numérique centralisé permet souvent d’identifier des opportunités d’automatisation qui n’étaient pas visibles et qui apportent de l’innovation dans les services ainsi qu’une réduction immédiate des coûts, » souligne Andy Jones, vice-président du département Workflow Automation, Large Enterprise Operations chez Xerox. « Au sein des organisations gouvernementales, chaque processus métier, des ressources humaines à la communication client, génère une quantité gigantesque de données qui peuvent être analysées et évaluées en continu afin de déceler des dynamiques de performance et de pertes d’efficacité. »

Une première étape cruciale
55 % des sondés admettent que la moitié de leurs processus reposent encore principalement sur le papier.

Selon l’étude, les organisations du secteur public doivent pleinement adresser trois domaines:

  • 43 % n’ont pas encore implémenté de solutions pour leurs collaborateurs nomades ;
  • 49 % n’ont pas encore ajouté ou optimisé de services Cloud ;
  • 48 % n’ont pas encore intégré ou optimisé les capacités d’analyse prédictive via le Big Data

« Il est essentiel que les organisations du secteur public élaborent un plan mettant en lumière les étapes indispensables à suivre afin de transformer avec succès leurs processus, » ajoute Andy Jones. « Elles ont pour objectif d’assurer la transition du papier vers le numérique. Pour autant, elles ne doivent pas oublier qu’il s’agit d’un changement significatif qui demande du temps et qui doit s’appuyer sur des partenaires de confiance pour se dérouler de manière homogène et remporter l’adhésion des collaborateurs à chaque niveau de l’entreprise. »

Xerox a élaboré des services d’automatisation des workflows dans le cadre de ses services de gestion déléguée des impressions, afin de favoriser la hausse de la productivité et la transition numérique. Xerox a également étendu son portefeuille de services en développant des outils d’automatisation visant à accompagner tous types d’activités, depuis les centres de relation client aux processus financiers et comptables, sans oublier le secteur de la santé.

Méthodologie
Au cours du second semestre 2015, Coleman Parkes Research a interrogé 600 décideurs et influenceurs du secteur informatique issus d’entreprises basées aux Etats-Unis, au Canada, et en Europe de l’Ouest (Benelux, France, Allemagne, Royaume-Uni). Cette étude vise à  comprendre les comportements, enjeux et initiatives liés à la transformation digitale de la part d’entreprises qui traitent de grands volumes de documents papier.

L’ensemble des personnes interrogées occupent des postes à hautes responsabilités dans le domaine des technologies digitales, que ce soit au niveau stratégique, solutions et infrastructure.

Les secteurs d’activités couverts par cette étude sont le secteur public, les services financiers et institutionnels des entreprises.

L’intégralité de l’étude est téléchargeable via le lien suivant : https://www.xerox.fr/fr-fr/services/managed-print-services/infos-complementaires/transformation-digitale-des-entreprises

 Note: Retrouvez Xerox sur Passerelles Digitales, un blog permettant à l’entreprise de partager les opportunités de croissance offertes par la transformation digitale.

A propos de Xerox
Xerox contribue à transformer la manière dont le monde travaille. Grâce à notre expertise en matière d’imagerie, de processus métiers, d’analyse de données, d’automatisation et nos connaissances des comportements utilisateurs, nous façonnons les flux de travail afin d’améliorer la productivité, l’efficacité et la personnalisation. Nous exerçons nos activités dans plus de 180 pays. Nos 140 000 collaborateurs, conçoivent des innovations significatives et proposent des services d’optimisation des processus métier, des équipements d’impression, des logiciels et des solutions qui font réellement la différence pour nos clients, et leurs clients. Le 29 janvier 2016, Xerox a annoncé son intention de se scinder en deux entreprises indépendantes et cotées en bourses : une entreprise d’externalisation de processus métier (BPO) et une entreprise de technologie documentaire. La scission devrait être finalisée d’ici la fin de l’année 2016.

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